Privacyverklaring Tribal Agency

Deze privacy- en cookieverklaring is van toepassing op de groep Tribal Agency Nederland B.V. te Amsterdam, waaronder ook haar dochter- en zustermaatschappijen worden verstaan: B.V., Tribal Agency B.V., Tribal Agency Digital Engagement B.V., Tribal Agency Content Marketing B.V. en Tribal Agency International B.V. Deze verklaring geeft jou als gebruiker van onze website (tribalagency.com) inzicht in de gegevens die Tribal Agency verwerkt, de doeleinden waarvoor we ze verwerken en de wijze waarop de gegevens verwerkt worden.

Tribal Agency respecteert de privacy van alle betrokkenen en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die je ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld. Tribal Agency houdt zich dan ook aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat wij:

Onze doeleinden duidelijk vastleggen voordat wij jouw persoonlijke gegevens verwerken, via deze privacyverklaring;
Zo min mogelijk persoonlijke gegevens opslaan en enkel de gegevens die nodig zijn voor onze doeleinden;
Benodigde beveiligingsmaatregelen treffen om jouw persoonlijke gegevens te beschermen. Wij leggen deze verplichtingen ook op aan partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken;
Jouw rechten respecteren, zoals het recht op inzage, correctie of verwijdering van jouw bij ons verwerkte persoonsgegevens.

Indien je vragen hebt naar aanleiding van deze verklaring of over wat wij precies van je bijhouden, neem dan contact op met ons via de contactgegevens onderaan deze verklaring.

Gegevensverwerking

Dienstverlening

Wij zijn een performance-based digitaal marketingbureau. Dit houdt in dat ons team van specialisten dagelijks met klantendata werkt voor een breed scala aan klanten in zowel de profit- als non-profit sector. Ons team van specialisten verzamelt en analyseert data van en over jouw klanten om zo een gedegen online-marketingadvies te kunnen geven of de marketingkanalen op de juiste manier in te richten. Wij verlenen diensten ten aanzien van onder meer Digital Engagement (het onderhouden van jouw social media-kanalen en het genereren van rapportages) en Digital Marketing (advies over het inrichten van marketingprogramma’s, het installeren van cookies, het genereren van nieuwsbrieven, het bouwen van jullie website, of het inrichten van SEO en SEA, enz.). Daarnaast verlenen wij diensten ten aanzien van Digital Content Marketing (zoals webinars en commercials). Meer informatie over de gegevens die we bij het genereren van die content gebruiken, vind je in de privacyverklaring van de betreffende websites. Om deze diensten te kunnen leveren gebruiken wij de volgende persoonsgegevens van je:

■   Naam en functie;
■   Zakelijke contactgegevens;
■   Betaalgegevens;
■   Bedrijfsgegevens;
■   Toepasselijke accountgegevens.

Dit doen wij om de overeenkomst tot het leveren van één of meer van onze diensten met je uit te voeren. Wij bewaren deze gegevens totdat de dienst is geleverd, tenzij we de gegevens moeten bewaren om aan onze (fiscale) wettelijke plicht te voldoen. Zo zijn wij verplicht om onze fiscale administratie zeven jaar, en in sommige gevallen tien jaar, te bewaren.

Voor de uitvoering van onze dienst gebruiken wij ook gegevens van jullie werknemers, jullie klanten, jullie websitebezoekers, jullie ex-klanten, prospects, leads enzovoorts. Ten aanzien van deze gegevens zijn wij verwerker. Dit komt omdat wij deze gegevens alleen in jullie opdracht verwerken, en deze persoonsgegevens niet zullen inzetten voor eigen doeleinden. Enkel de geaggregeerde data gebruiken wij om onze dienstverlening te kunnen verbeteren. Dat betekent dat je deze betrokkene zelf goed moet informeren over waarvoor jullie de persoonsgegevens gebruiken, onder andere met gebruikmaking van onze dienst.

Contact

Wanneer je een e-mail verstuurd, een contactformulier invult of op een andere wijze contact opneemt met Tribal Agency, zullen we dergelijke berichten gebruiken om jouw verzoek of vraag te beantwoorden. We bewaren jouw gegevens zolang als nodig is voor dit contact of tot maximaal twee jaar nadat wij voor het laatst contact met je hebben gehad. Hiervoor gebruiken wij de volgende persoonsgegevens:

■   Naam en functie;
■   Contactgegevens;
■   Bedrijfsgegevens;
■   Overige persoonsgegevens die je verstrekt in jouw bericht.

Referenties

Op onze website presenteren wij verschillende referenties over onze diensten. Wij proberen je op deze manier een volledig beeld te geven van onze producten en hoe onze klanten het gebruik daarvan in de praktijk beoordelen. Hiervoor gebruiken wij de volgende persoonsgegevens:

■   Naam van de recensent;
■   Functie van de recensent;

Wij hebben deze gegevens nodig om de referentie te beoordelen en te kunnen publiceren op de website. De grond voor het verwerken van deze gegevens is toestemming: alle recensenten wordt nadrukkelijk om toestemming gevraagd alvorens een referentie wordt geplaatst op onze website. Deze toestemming kunnen de recensenten te allen tijde weer intrekken door contact met ons op te nemen. Wij bewaren de gegevens totdat de referentie de relevantie heeft verloren of in het geval de toestemming is ingetrokken.

Kennis

Wanneer je ons vraagt om onze kennis met je te delen, bijvoorbeeld door één van onze whitepapers af te nemen of een webinar te bekijken, verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

■   E-mailadres;
■   Naam;
■   Contactgegevens;
■   Bedrijfsgegevens en je functie.

Tribal Agency Online Marketing gebruikt deze gegevens om je via e-mail en telefonisch zo goed mogelijk te informeren over producten en diensten die aansluiten bij de gevraagde informatie ter uitvoering van en voorbereiding op de overeenkomst die je met ons sluit. Wij bewaren jouw gegevens tot maximaal 1 jaar nadat je voor het laatst informatie bij ons hebt opgevraagd.

Nieuwsbrief

Wanneer je klant bij ons bent, kunnen wij het zakelijk e-mailadres dat bij ons bekend is gebruiken voor commerciële communicatie. Je kan ons daarnaast toestemming geven voor het gebruik van het zakelijk e-mailadres voor ongevraagde commerciële communicatie, zoals onze nieuwsbrief of aankondiging van evenementen. Je kan jouw toestemming hier te allen tijde weer voor intrekken middels de link in de nieuwsbrief of door dit aan te geven bij jouw contactpersoon. Wij kunnen zien of je de nieuwsbrief hebt geopend en of je doorklikt naar de website. Dit doen wij om de functionaliteit te verbeteren. Wij bewaren jouw zakelijke e-mailadres in de nieuwsbrief-database totdat je jouw toestemming hebt ingetrokken.

Werving en selectie

Wij bieden verschillende vacatures aan op onze website. Je hebt ook de mogelijkheid om direct op LinkedIn te solliciteren op vacatures die we aanbieden, met jouw LinkedIn-account. Wanneer je bij ons solliciteert verzamelen wij de volgende persoonsgegevens:

■   NAW-gegevens;
■   Geslacht;
■   Geboortedatum en -land;
■   Contactgegevens;
■   Inhoud van jouw cv (zoals informatie over studie- en arbeidsverleden);
■   Inhoud van jouw motivatiebrief;
■   Salarisindicatie;
■   Beschikbaarheid;
■   Eventueel opgegeven referenties.

Deze gegevens verwerken wij om jouw sollicitatie in behandeling te kunnen nemen, en ter voorbereiding op het eventueel sluiten van een arbeidscontract, of in het geval van zzp’ers een overeenkomst van opdracht.

De sollicitatiegegevens bewaren wij tot maximaal zes weken nadat de functie is vervuld. Wij bewaren deze gegevens, zodat wij nog contact met je kunnen opnemen in het geval de functie binnen de proeftijd opnieuw vrijkomt. Wanneer we je op dit moment geen functie kunnen aanbieden kunnen we – met jouw toestemming – je sollicitatiegegevens nog een jaar langer bewaren. Je kan je toestemming op elk moment intrekken door ons een e-mail te sturen. Indien je bij ons komt werken, bewaren wij jouw sollicitatiegegevens in je personeelsdossier. Dit dossier wordt bewaard zo lang dit noodzakelijk is en ten aanzien van de sollicitatiegegevens tot maximaal twee jaar na indiensttreding.

Tribal Agency Nederland B.V.

Binnen onze groep Tribal Agency hebben we, vanwege interne administratieve doeleinden, ervoor gekozen om gebruik te maken van één crm-systeem. Dit betekent dat wanneer je klant bent bij Tribal Agency, je persoons- en bedrijfsgegevens inzichtelijk kunnen zijn voor medewerkers van de andere entiteiten binnen de groep. Deze medewerkers krijgen enkel toegang tot jouw gegevens voor zover dat nodig is uit hoofde van hun functie. Wij en de overige entiteiten binnen onze groep hebben hier een gerechtvaardigd financieel, beveiligings-technisch en praktisch belang bij. Uiteraard gaan alle medewerkers binnen de groep zorgvuldig met jouw gegevens om, en zullen andere entiteiten je gegevens niet gebruiken voor andere doeleinden, zoals commerciële doeleinden, zonder dat daar een expliciete noodzaak toe bestaat en zonder je daarvan op de hoogte te stellen. Mocht je bezwaar hebben tegen deze werkwijze, neem dan contact met ons op.

Bezoek aan onze kantoren

Wanneer je bij een van onze vestigingen op locatie komt, dan registreren wij dat in de agenda. Wij gebruiken hiervoor de volgende gegevens:

■   Naam;
■   Contactgegevens;
■   Bedrijfsgegevens;

Deze gegevens bewaren wij tot maximaal één jaar nadat de afspraak is geweest.

Delen met derden

Wij delen persoonsgegevens met derden, indien:

■   Wij deze partijen hebben ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken;
■   Dat nodig is om de overeenkomst met je uit te voeren;
■   Je hier toestemming voor geeft;
■   Wij hier een gerechtvaardigd belang bij hebben;
■   Wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

De derde partijen die wij hebben ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken mogen de gegevens alleen verwerken in schriftelijke (sub)opdracht van ons. Wij eisen dat deze partijen dergelijke gegevens verwerken volgens onze instructies en in overeenstemming met deze verklaring, op een vertrouwelijke en veilige wijze. De volgende derden verwerken jouw persoonsgegevens in onze opdracht:

■   ICT-dienstverleners;
■   Onze cookieleveranciers;
■   De telecomleveranciers;
■   De leveranciers van de administratietools;
■   De door ons ingeschakelde consultants en adviseurs;
■   Partnerbedrijven met wie we specifieke webinars en evenementen samen organiseren;
■   Online platforms welke wij inschakelen ter ondersteuning van onze diensten.

Wij geven jouw persoonsgegevens slechts aan andere bedrijven of instellingen als we er te goeder trouw van overtuigd zijn dat het verwerken van dergelijke gegevens redelijkerwijs noodzakelijk is om eventuele geldende wet- en regelgeving of een afdwingbaar verzoek van een officiële instantie na te komen, om problemen op te sporen, te voorkomen of anderszins af te handelen en wij daartoe een gerechtvaardigd belang hebben, om rechten, eigendom of veiligheid van Tribal Agency of van het publiek te beschermen tegen dreigend gevaar voor zover wettelijk toegestaan of vereist, of omdat we daartoe uitdrukkelijke toestemming van je voor hebben gekregen.

Ten aanzien van derde landen, landen buiten de Europese Economische Ruimte, is enkel sprake van doorgifte van persoonsgegevens wanneer wij er zeker van zijn dat er passende waarborgen zijn genomen om jouw privacy te beschermen.

Cookies

Op onze website (tribalagency.com) gebruiken wij cookies. Cookies zijn informatiebestandjes die bij het bezoeken van een website automatisch kunnen worden opgeslagen op, of uitgelezen van, het apparaat (zoals PC, tablet of smartphone) van de bezoeker. In deze tabel staat weergegeven welke cookies precies worden geplaatst.

Noodzakelijke cookies

Voorkeuren

Statistieken

Marketing

*We gebruiken Hubspot om inzicht te krijgen in bezoekersstromen, verkeersbronnen en pagina-weergaven op onze website, evenals e-mailinteractie zoals openingen en klikken. Wanneer je je e-mailadres op onze website hebt ingevuld, kunnen wij jouw activiteit op onze website koppelen aan jouw e-mailadres.

Bij je eerste bezoek aan onze website krijg je de mogelijkheid om het gebruik van bepaalde cookies al dan niet toe te staan. Als je eerder hebt aangegeven gebruik te willen maken van cookies, kan je deze toestemming op elk moment weer intrekken. Let er dan wel op dat je de cookies handmatig uit jouw browser verwijdert. Je kan via de browser het plaatsen van cookies uitschakelen, maar sommige aspecten van onze website werken dan mogelijk niet meer goed. Met andere bedrijven die cookies plaatsen hebben wij afspraken gemaakt over het gebruik van de cookies. Toch hebben wij geen volledige controle op wat zij zelf met gegevens uit de cookies doen. Wij raden je daarom aan om de privacyverklaring van deze partijen te raadplegen.

Noodzakelijke & voorkeuren cookies

Deze cookies zijn noodzakelijk voor het uitvoeren van de gevraagde dienstverlening dan wel het tonen van de gevraagde website en de bijbehorende functionaliteit. Voorbeelden van dergelijke cookies zijn load balancing-cookies en cookies ter herinnering van de taalvoorkeur van de gebruiker tijdens de browsersessie. Deze cookies worden niet langer bewaard dan de betreffende browsersessie. Alleen nadat je toestemming hebt gegeven voor het gebruik van cookies, leggen onze servers de gegevens vast die de browser verzendt vanaf je randapparatuur naar de server waarop de opgevraagde informatie zich bevindt wanneer je onze website bezoekt. Hiervan worden serverlogbestanden bijgehouden. Deze serverlogbestanden bevatten gegevens als jouw webverzoek, IP-adres en informatie over de browser die wordt gebruikt zoals browsertype, browsertaal en de datum en tijd van jouw verzoek (loggegevens).

Statistische cookies

Deze informatie wordt gebruikt om website statistieken samen te stellen en om een beeld te verkrijgen van populaire webpagina’s en welke derde websites naar onze sites linken. We hebben de intentie om deze gegevens – waaronder je IP-adres en geaggregeerde bezoekgegevens – te gebruiken om eventuele problemen met onze server te lokaliseren/op te sporen of andere technische problemen met de website en/of diensten en om misbruik daarvan op te sporen, alsmede om onze website te verbeteren.

Marketingcookies

Deze cookies kunnen gebruikers volgen over verschillende websites en maken daarmee bijvoorbeeld gerichte advertenties mogelijk. Door middel van deze cookies kunnen we je volgen over meerdere kanalen en kunnen we zien hoe je zich gedraagt op onze website en op andere websites. We kunnen bijvoorbeeld zien dat je onze LinkedIn-pagina hebt bezocht of dat je op één van onze extern geplaatste advertenties hebt geklikt. Met die informatie kunnen wij advertenties, nieuwsbrieven en aanbiedingen relevanter voor jullie bedrijf maken, jouw gebruikservaring verbeteren en kunnen we je de relevante content en advertenties tonen.

Google LLC

Wij gebruiken cookies van Google. Wij hebben voldoende passende waarborgen genomen voor een veilige gegevensverwerking door Google. Wij laten Google de IP-adressen anonimiseren, we hebben een verwerkersovereenkomst met hen gesloten en Google is Privacy Shield gecertificeerd. Voor meer informatie verwijzen wij je naar het privacybeleid van Google.

Social media

Op onze website zijn social media-knoppen opgenomen van Facebook, Google+, Twitter en LinkedIn. Met behulp van deze social media-knoppen kan je ervoor kiezen om via jouw eigen social media-account bij voornoemde diensten aan te geven dat je geïnteresseerd bent in onze producten en diensten. Als je op een social media-knop klikt, je door de betreffende social media-dienst één of meerdere cookies ter herkenning van je worden geplaatst. Dit zal vervolgens zichtbaar zijn voor de bezoekers van jouw persoonlijke social media-websitepa-gina’s. Op het gebruik van dergelijke social media-websites zijn de betreffende voorwaarden van die social media-dienst van toepassing:

■   Facebook;
■   Twitter;
■   Instagram;
■   Youtube;
■   LinkedIn.

Spam check

Wij gebruiken reCAPTCHA om misbruik van onze contactformulieren door het versturen van spam te voorkomen. Door aan te geven dat je geen robot bent, wordt gecontroleerd:

■   Hoe snel het formulier wordt ingevuld;
■   Welke muisbewegingen er gemaakt worden tijdens het invullen;
■   Het IP-adres van diegene die het formulier invult.

Deze gegevens worden geanalyseerd door Google LLC. Hieruit maakt Google op of ze te maken hebben met een legitieme bezoeker of een bot. Een echte bezoeker hoeft dan alleen op een vinkje te klikken, waarmee diegene bevestigt geen robot te zijn. Vervolgens je het bericht dan via het formulier naar de ontvanger worden verzonden. Voor meer informatie verwijzen wij je naar het privacybeleid van Google.

Beveiliging

Wij waarderen het vertrouwen dat je in ons stelt en wij zullen daarom uiterst zorgvuldig met jouw gegevens omgaan. Tribal Agency treft gepaste beveiligingsmaatregelen als bescherming tegen ongeoorloofde toegang tot of ongeoorloofde aanpassing, openbaarmaking of vernietiging van gegevens.

Nieuwe ontwikkelingen/wijzigingen

Deze privacy- en cookieverklaring je van tijd tot tijd worden aangepast, om deze bijvoorbeeld in lijn te brengen met de alsdan geldende wet- en regelgeving. Indien deze verklaring wordt aangepast, zal dit tijdig worden aangekondigd op de website.

Rechten van betrokkenen

Tribal Agency spant zich in om de gebruikers van haar website en andere betrokkenen hun wettelijke rechten te laten uitoefenen. Je hebt de volgende rechten:

■   Uitleg krijgen over welke persoonsgegevens we hebben en wat we daarmee doen;
■   Inzage in de precieze persoonsgegevens die we hebben;
■   Het laten corrigeren van fouten;
■   Het laten verwijderen van (verouderde) persoonsgegevens;
■   Intrekken van toestemming;
■   Het beperken van de gegevensverwerking;
■   Jouw persoonsgegevens in digitaal leesbaar standaardformaat te verkrijgen om deze over te dragen;
■   Bezwaar maken tegen een bepaald gebruik.

Tribal Agency zal de verzoeker vragen om zichzelf te identificeren voordat dergelijke verzoeken worden verwerkt. Tribal Agency deelt haar beslissing binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk aan de betrokkene mede. Deze termijn je echter worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke rechten van betrokkenen of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij je daarvan tijdig op de hoogte stellen.

Tribal Agency voert deze service zo spoedig mogelijk uit en op haar kosten, behalve als het verzoek duidelijk ongegrond of excessief is (bijvoorbeeld als wij heel veel verzoeken van één persoon krijgen).

Mocht je vragen of een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens door Tribal Agency, dan kan je dit kosteloos en eenvoudig kenbaar maken aan Tribal Agency, op de volgende manieren:

Via e-mail: hello@tribalagency.com 
Via telefoon: +31 (0)73 648 70 70

Klacht indienen

Als je vind dat wij je niet op de juiste manier helpen, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens

Tribal Agency B.V.
Reitscheweg 1
5232 BX ‘s-Hertogenbosch
+31 (0)73 648 70 70
hello@tribalagency.com

Deze privacy- en cookieverklaring is voor het laatst aangepast op 23 maart 2020.